Schrijf je vacature als omgevingsprofiel

Ik lees elke week vacatureteksten. Negen van de tien vertellen me precies wat iemand moet kunnen. Bijna geen enkele vertelt me waar diegene in terechtkomt. En dat is vreemd, want mislukte plaatsingen gaan zelden over kunnen. Ze gaan over passen.

De vacature beschrijft het werk, niet de werkplek

Pak er eens een vacature bij die je vorig jaar hebt geplaatst. Grote kans dat je leest: taken, verantwoordelijkheden, eisen, een rijtje arbeidsvoorwaarden en een zin over een informele sfeer en korte lijnen. Allemaal waar, waarschijnlijk. Maar een kandidaat weet na het lezen nog steeds niet hoe het is om bij jullie te werken.

Ik had laatst een gesprek met een werkgever die drie keer achter elkaar een financieel medewerker zag vertrekken binnen een half jaar. De vacature klopte helemaal. De mensen konden het werk ook echt. Wat er niet in stond: de administratie werd op dat moment volledig verbouwd, er was net een nieuw systeem, en de directeur besliste vaak op gevoel en kwam daar later op terug. Wie houdt van rust en vaste processen, loopt daar binnen drie maanden stuk. Niet omdat hij slecht is. Omdat de omgeving iets anders vraagt dan hij aankan.

In mijn methodiek is dat de derde laag: zelfbeeld, gedrag en omgeving moeten in lijn liggen. Een werkgever kan die derde laag als enige goed beschrijven. Toch doet bijna niemand het.

Een eerlijke vacaturetekst schrikt niet af — hij filtert.

Wat staat er in een omgevingsprofiel?

Een omgevingsprofiel is geen cultuurverhaal met mooie woorden. Het is een eerlijke beschrijving van wat deze plek van iemand vraagt. Ik gebruik zelf een vast rijtje:

• Tempo en chaosniveau: is het werk voorspelbaar of verandert de dag drie keer?
• Leiderschapsstijl: krijgt iemand kaders of moet hij ze zelf maken? Hoe vaak is de leidinggevende beschikbaar?
• Besluitvorming: wie hakt de knoop door, en hoe snel?
• Politieke gevoeligheid: moet iemand draagvlak bouwen bij andere afdelingen of kan hij gewoon doorpakken?
• Verandercomplexiteit: staat er een fusie, een systeemmigratie of een reorganisatie op de rol?
• Fouttolerantie: wat gebeurt er als iemand iets verkeerd doet?
• Samenwerking: werkt iemand vooral alleen, of is hij de hele dag afhankelijk van anderen?

Zo haal je het op in dertig minuten

Je hoeft hier geen cultuurtraject voor op te tuigen. Ga zitten met de leidinggevende en met iemand die het werk nu al doet. Die tweede is belangrijker dan je denkt, want die beschrijft de werkelijkheid en niet de bedoeling.

Ik stel altijd dezelfde vier vragen. Eén: wat was de laatste week waarin het hier echt misging, en wat moest diegene toen doen? Twee: wie is hier succesvol geworden en wat deed die anders? Drie: wie is hier vertrokken of niet geland, en waar liep het op stuk? Vier: waar moet iemand tegen kunnen dat we normaal niet in de vacature zetten?

Die laatste vraag levert het meeste op. Antwoorden die ik letterlijk heb gehoord: je moet drie keer achter mensen aan bellen voordat je je informatie hebt. Of: onze directeur geeft weinig complimenten, dus je moet je eigen bevestiging organiseren. Dat soort zinnen zijn goud. Dat is de omgeving.

Van profiel naar tekst

Je hoeft niet alles letterlijk op te schrijven. Maar je mag veel verder gaan dan je denkt. Vervang vage zinnen door concrete.

Niet: wij zijn een dynamische organisatie met korte lijnen. Wel: we groeien snel en niet alles is uitgeschreven. Je bouwt je eigen werkwijze en je vraagt zelf om input, want niemand komt die brengen.

Niet: je werkt samen met verschillende afdelingen. Wel: je hebt dagelijks te maken met productie en met sales. Die twee willen vaak iets anders. Jij bent degene die daar tussen staat en het gesprek aangaat.

Niet: er is ruimte voor eigen initiatief. Wel: de eerste drie maanden krijg je weinig sturing. Dat is prettig als je graag zelf uitzoekt, en lastig als je houvast nodig hebt. Beide is oké, maar weet waar je aan begint.

Die laatste zin doet iets belangrijks. Je keurt niemand af. Je geeft mensen de kans om zelf te kiezen.

Eerlijk schrijven levert minder reacties op — en betere

De vraag die ik altijd krijg: schrik ik mensen dan niet af? Ja. En dat is precies wat je wilt. Je hebt niets aan tachtig reacties waarvan er zeventig niet passen. Je hebt iets aan acht reacties van mensen die weten waar ze instappen.

Er gebeurt ook iets in het gesprek zelf. Als de omgeving beschreven staat, stellen kandidaten betere vragen. Ze vragen: hoe ziet die eerste drie maanden zonder sturing er concreet uit? Of: wat gebeurt er als productie en sales er niet uitkomen? Dat zijn de vragen van iemand die het werk al in zijn hoofd aan het doen is. Een kandidaat die dat niet vraagt, heeft het misschien niet gelezen, of denkt dat het bij hem wel meevalt. Ook dat is informatie.

En je wint iets op lange termijn. Iemand die eerlijk is gewaarschuwd en tóch ja zegt, haakt niet af bij de eerste tegenvaller. Hij wist het. Hij heeft het gekozen. Dat is een heel ander soort medewerker dan iemand die zich overvallen voelt.

Doe dit vandaag nog

Neem je openstaande vacature erbij. Schrap drie containerbegrippen: dynamisch, informeel, uitdagend. Vervang ze door drie zinnen die beschrijven wat er echt gebeurt op een gemiddelde dinsdag.

Voeg daarna één kopje toe: wat deze functie van je vraagt. Daar zet je de twee of drie dingen onder waar iemand echt tegen moet kunnen. Niet dramatisch, gewoon eerlijk.

Meer is het niet. Maar je verschuift de vraag van wie kan dit werk naar wie past in deze omgeving. En dat is de vraag die bepaalt of iemand over een jaar nog zit.